Arşivleme Nedir? Neden İhtiyaç Duyulur?

Günlük hayatımız içerisinde aslında ne kadar çok bilgiye maruz kaldığınızı hiç fark ettiniz mi? İster kişisel hayatınızda ister iş hayatınızda ne kadar çok bilgi ile karşı karşıya kalırız. Ancak tüm bilgileri zihnimizde tutmak tabi ki her zaman mümkün değildir. Bu bilgileri o an öğrensek dahi sonrasında unutmamız ihtimali bulunur. Bu durumu ortadan kaldırabilmek ve sonrasında ihtiyaç duymamız halinde tekrar bakabilmek için yapılabilecek en iyi şey arşivleme yapmaktır.

Arşivleme denilince hemen herkes “Bunu yapmakta ne var, bunu herkes yapar.” diye düşünecektir. Tabi ki herkesin bir arşiv oluşturma tarzı bulunur ancak bunun hem daha pratik ve kolay, hem de daha düzenli halini öğrenmeyi kim istemez ki? İşte size arşivlemenin püf noktaları!

Arşiv Nedir?

Birey ya da kurumların bilgilerini, ortaya koyduklarını, elde ettikleri hemen her şeyi belirleyen bilgi ve belgelerdir. Bu belgelerin en muntazam şekilde muhafaza edilmesi gerekir. Arşivlemeyi temelde 4 ana başlıkta toplayabiliriz:

  • Devlet Arşivleri
  • Kurum Arşivleri
  • Birim Arşivleri
  • Kişisel (Özel) Arşivler

Arşiv Yapmaya Neden İhtiyacımız Vardır?

Arşivleme yapma ihtiyacımızın sebebi, edindiğimiz bilgi ve belgeleri saklama ihtiyacından kaynaklanır. Bir bilgiyi kayıt altına alsanız dahi, doğru ve uygun şekilde bir arşivleme sisteminiz yoksa, daha sonrasında ihtiyaç duymanız halinde o bilgilere ulaşmanız pek de söz konusu olamaz. Çünkü isteriz ki ihtiyacımız olan bilgi ve belgeye hızlı ve pratik şekilde ulaşalım.

Arşivleme İşlemi Nasıl Yapılır?

Tabi ki arşivlemeyi yapmak için bazı kurallar gereklidir. Bunun için de gerekli olan işlem basamakları doğru şekilde yerine getirilirse, arşivleme hem kolay hem de kolay ulaşılabilir olacaktır.

Arşivlemenin;

  1. İlk basamağı ayıklamaktır. Hemen her bilgi ve evrak arşivlenemez. Bu tür bir şeyi yapmak zaman kaybı olmak ile birlikte çok büyük de bir iş yükü gerektirir. Aslında bir evrakı arşivlemek için yapılması gereken, bu evrakları ve bilgileri arşivlemeye değer olup olmadığının sorgulanmasıdır. Bunun için de cevaplanması gereken soru şudur: “Elimdeki bilgi ya da belgeyi saklamamın bir faydası olur mu ve bunların hukuki bir geçerliliği varsa bana kanıt oluşturabilecek bir ehemmiyeti var mı?” İşte bu sorunun cevabı evet ise, bu evrak ya da bilgi arşivlenmeye değerdir.
  2. İkinci basamak arşivleme şeklidir. Yani siz arşivlerinizi kronolojik bir sıraya göre ve alfabetik sıraya göre yaparsanız, geriye dönüp baktığınızda bulmanız çok kolay olacaktır. Arşivlerinizi bu şekilde yapabilmek için klasörler edinebilirsiniz. Ayrıca, yaptığınız bu klasörlerin kontrolünü ve takibini yapabilmeniz için bir kayıt defteri edinmek son derece uygun olacaktır. Çünkü elinizde bir kayıt defteriniz olursa, arşivlediğiniz evrakları hangi klasörde hangi noktada olduğunu kaydedebilirsiniz. Böylelikle geriye yönelik bir çalışma yapacağınızda, kayıt defterinizi açarak aradığınız bilgi ya da belgenin nerede olduğuna saniyeler içerisinde ulaşabilirsiniz.
  3. Üçüncü basamak ise arşivleme araçlarının seçimidir. Bu araçların seçimini mevcut yerin fiziki koşullarına göre seçmelisiniz. Arşivleme araçları için en temel gereksinim tabi ki klasör ya da dosyalardır. Ancak bunları koyabileceğiniz bir yer olmadığı takdirde iyi bir arşiv sistemi yapmış sayılmazsınız. Dolayısıyla bir diğer arşivleme araçları dolaplar ya da raflardır. Tabi ki bu işlemleri yaparken yardımcı araçlar da gerekebileceğinden, arşivleme araçları içerisinde yardımcı araçların da girebileceği unutulmamalıdır. Bu yardımcı araçların içerisine evrak imha makinesi gibi, bölümleri birbirinden ayırmaya yarayacak seperatör gibi, evrak rafları gibi ekipmanlardan oluşmaktadır.
  4. Son olarak da, fiziki koşullar ve arşivlenecek evrakların potansiyel büyüklüğüne göre karar vererek satın alımlar yapılmalıdır. Arşivleme öncesinde böyle bir fizibilite yapılması hem gereksiz harcamalar yapmanın önüne geçer, hem de ihtiyacınız olan tüm arşivleme araçlarını belirleyeceğiniz için dilediğiniz belge ve bilgiyi istediğiniz şekilde arşivleme konforunu yaşayabilirsiniz. Özellikle de dolaplarınızı seçerken hem ürünlerin estetik görünümlerine, hem işlevselliklerine hem de ofis ya da arşivleme işlemini yapacağınız yerin dekorasyonuna uygun olup olmadığını önceden belirlemek iyi olacaktır. Böylelikle hem istemediğiniz bir görselliğe sahip bir ürün almamış hem de ihtiyacınızdan az alarak sığamama ya da ihtiyacınızdan fazla alarak gereksiz yer kaplama gibi bir durumun önüne geçmiş olursunuz.

Yorum yapın